Dans l’article précédent, nous avons vu ce qu’était un plan de projet ainsi que les éléments pour débuter sa construction. Nous avons terminé sur la question suivante :
A quel moment ai-je atteint la bonne granularité ? Comment faire pour piloter un projet sur plusieurs années ?
C’est à ces questions que nous allons tenter de répondre dans cet article.
Les réponses classiques sont :
- Lorsqu’une tâche projet représente entre 3 et 10% de la durée du projet, c’est que vous êtes au bon niveau de granularité,
- Un projet de plus de 150 tâches peut être découpé.
D’une manière générale, ces deux affirmations sont bonnes et pertinentes. Essayons toutefois de préciser concrètement comment procéder.
1/ Lorsqu’une tâche projet représente entre 3 et 10% de la durée du projet, c’est que vous êtes au bon niveau de granularité.
Au fil de notre expérience, nous avons pu constater que ce premier élément permet de repérer des anomalies dans le projet. Toutefois, pas question d’avoir une vue binaire sur le traitement de cette plage.
Nous vous encourageons à repérer les tâches autour de ces « anomalies » afin de voir si un regroupement est possible. En effet, à trop détailler son plan de projet, on se retrouve souvent avec des suites de tâches de x jours pour la même ressource. Ainsi, il pourrait être judicieux de regrouper ces tâches, réalisées par les mêmes fonctions, en une seule tâche, tout en reclarifiant les données d’entrées et livrables.
Concernant la fréquence de suivi de votre planning ; quels bénéfices avez-vous à détailler des tâches de deux jours (voire à la demi-journée, si, si, je vous jure) quand le planning est mis à jour toutes les semaines… et que le projet dure 2 ans ?
En appliquant la « règle » des 3 à 10%, vous allez pouvoir simplifier votre projet de manière contrôlée tout en le rendant facilement gérable (granularité).
2/ Un projet qui fait plus de 150 tâches peut être découpé.
Voilà un exemple ce que l’on cherche à éviter en terme de visibilité du plan de projet :
Nul besoin de préciser que le pilotage de ce projet sera quelque peu compliqué et risque de frustrer pas mal de monde… (surtout celui qui mettra à jour les liens 😉). Pourtant le projet dure plusieurs années et cette complexité est bien réelle !
Le classique est d’essayer de découper le projet en sous-projets, dans une limite de 150 tâches. Voici d’autres pistes complémentaires pour vous aider dans ce découpage :
- Essayer d’identifier dans votre plan de projet, les points de convergences ou divergences de vos tâches. Généralement, c’est un bon endroit pour procéder à quelques coupes de projet
- Essayer d’identifier les vrais jalons du projet. En effet, nos clients prétendent avoir souvent beaucoup de jalons. (entendons ici qu’un jalon qui n’est pas passé indiquera que toute tâche de ce projet sera stoppée le temps que ce jalon soit validé). En réalité, avec cette définition, il y a moins de jalons que l’on imagine. Peut-être que des découpages sur certains jalons (pas tous) peuvent aider à y voir plus clair sur le projet.
Par exemple ;
Vous avez un projet de CAPEX qui va passer par une phase de budget/cahier des charges/recherche et validation du fournisseur. Puis une phase d’approvisionnement auprès du fournisseur sélectionné, pour finir avec l’installation sur site. Vouloir détailler le plan trop en amont limite votre flexibilité quand vous passerez à l’exécution. Peut-être auriez-vous intérêt à avoir un projet qui ira jusqu’à la passation de commande aux fournisseurs. Puis un autre projet qui inclura à la fois la partie approvisionnement et installation.
Gardons bien à l’esprit que peu importe le niveau de détail dans lequel vous irez, vous n’aurez jamais un plan de projet qui sera bon à 100%. Par conséquent, l’application de ces principes est un moyen de vous simplifier la vie tout en acceptant un certain niveau d’incertitude.
La question d’après est donc la suivante :
Si j’ai un plan de projet qui n’est pas parfait et qui va subir de l’incertitude, lorsque mon projet est terminé, comment dois-je intégrer ces nouveaux éléments dans mon plan de projet futur ?
La suite à l’épisode 3…